13 ideas para digitalizar tu departamento de administración 

 junio 1, 2020

En esta ocasión voy a intentar aportar algunas ideas que nos ofrece la tecnología de hoy y que pueden mejorar el trabajo de nuestro departamento de administración. El tema administrativo es la piedra angular del negocio y automatizar procesos aquí pueden significar mucho ahorro de tiempo y posibles errores humanos.

Permitir facturar en la recepción

Seguramente no permitas en recepción emitir facturas a tus clientes, pero yo te recomiendo que lo estudies. No solo ahorrarás tiempo a administración, sino que la experiencia del cliente será mucho mejor.

Cobros recurrentes con tarjeta

¿Muchas devoluciones al girar los recibos a tus clientes? Cobra estos cargos contra una tarjeta de crédito del cliente en vez de a su cuenta bancaria y verás como estas devoluciones desaparecerán por completo. El secreto es que devolver un pago realizado con tarjeta es un proceso mucho más complejo para el cliente que una domiciliación bancaria.

Digitaliza los contratos

Ya he mencionado esta idea en artículos anteriores, y es que permitir la firma digital al cliente de un contrato tal y como hacen los bancos, y guardar en su perfil una copia digital que puedas enviar después por email, puede ahorrar mucho tiempo al departamento de administración. También he visto casos en los que el club hacen firmar tickets a sus clientes (al usar un bono de usos, al alquilar un buggy, etc.), y estos pueden encontrar oportunidad de ahorro digitalizando todos esos tickets físicos.

Trabaja en la nube

La mayoría de los campos tienen su departamento de administración en el propio campo pero también veo otros que tienen este servicio subcontratado o en alguna oficina central, y no me extraña que haya cada vez más en el futuro. Y es que ahora, con softwares de golf en la nube, estos departamentos pueden extraer la información sin necesidad de ser enviados por el personal del club, ahorrando así tiempo y errores.

No shows

¿Cuanto tiempo inviertes en cobrar un “no show” procedente de una reserva online? Por suerte ya tenemos softwares que te guardan la tarjeta del cliente al reservar para poder cobrar un “no show” en tan solo un clic. Soy de la opinión de que el golf tiene que empezar a cobrar por adelantado como en otros sectores. Si fuese así no haría falta ni siquiera tener que gestionar estos “no shows”.

Contabilidad y gestión todo en uno

Hoy en día no he podido ver ningún software de golf que te cubra ambas necesidades en un solo sistema, pero me consta que lo habrá y esto dará mucha agilidad a este departamento y una gran ventaja competitiva a estos softwares. Si vas a digitalizar tu club con un nuevo software, pregunta sobre esta cuestión.

Domiciliaciones

Si aún usas el programa del banco para domiciliar los recibos, digitaliza tu gestión. Hoy en día puedes hacerlo directamente desde tu software de gestión aprovechando al mismo tiempo las herramientas de facturación, devoluciones, deudas, históricos, etc. todo en la misma herramienta.

Integración con contabilidad

¿Aún contabilizando facturas manualmente? Integra tu software de gestión con tu programa de contabilidad y empieza a ahorrar tiempo y posibles errores humanos. Me sorprende muchísimo cuando veo un club que aún no aprovecha estas integraciones.

Fichajes

¿Estás al día con la nueva legislación? Si es así, ¿cansado de organizar manualmente el fichaje del personal? Pues ya tienes a tu disposición herramientas que digitalizan esta tarea y, lo que es mejor, en tu propio software de golf para que lo tengas todo en uno.

Business Intelligence

¿Cansado de exportar a Excel para conseguir los datos que necesitas? Hoy en día existen herramientas de Business Intelligence que importan todo ese “big data” de tu software y te dan ciertos cuadros de control. Pero lo mejor es que ya tenemos software de golf en el mercado que te ofrecen la herramienta de BI integrada, creando así los informes que necesitas a tu medida. Además, si el gerente tiene acceso a estos informes, administración no tendrá que invertir más tiempo en mandar estos.

Todo en un solo recibo

Como hemos visto en los últimos 5 puntos, el hecho de tener softwares en el mercado con todas las herramientas que necesita el departamento bajo un mismo proveedor te ahorrará tiempo en gestión de facturas, pagos, y soporte. Hoy en día vemos que nuestra empresa telefónica nos unifica servicios, y eso ya sucede en el mundo del golf.

Factura automática

¿Te has fijado como en algunas páginas webs te permiten solicitar factura al hacer la compra? Te recomiendo lo mismo. Ya es posible que tus agencias y jugadores pidan la factura mientras hacen sus reservas online ahorrando así mucho trabajo administrativo.

Automatización de facturas

Tanto si eres un campo comercial o de socios ¿cuantas horas al mes invierte tu departamento de administración en crear y mandar facturas a los clientes? Apostaría que no menos de 10 horas al mes. Sobre todo en aquellos campos comerciales que tienen que detallar en las facturas de turoperadores el detalle de todos los green fees. Pues ya puedes rebajar todo ese tiempo a tan solo 3 clics y por eso es mi sugerencia nº 1.

Pues hasta aquí mi artículo de hoy. Como siempre, espero haber aportado alguna idea que te haga pensar como gerente el grado de digitalización de tu departamento. ¡Espero vuestros comentarios!

Si queréis que os ayudemos a implantar algunas de estas ideas, como siempre en Golfmanager estamos a vuestra disposición.

Un saludo.

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